TIETOSUOJASELOSTE
Soveltamislaajuus ja hyväksyminen
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Hax Palvelut Oy:n liiketoimintaprosesseihin, sivustoihin, toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin ja pilvipalveluihin.
Tässä selosteessa kerrotaan Hax Palvelut Oy:n tekemästä tietojen käsittelystä rekisterinpitäjänä.
Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa, esim. nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Hax Palvelut Oy:n on käsiteltävä henkilötietoja, jotta voimme palvella asiakkaitamme, täyttää velvollisuutemme työnantajana ja pääurakoitsijana sekä täyttää lainsäädännön vaatimat velvollisuudet.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Hax Palvelut Oy
3117596-2
Hyrsynkulmantie 507, 32100 YPÄJÄ
Hanna Haapanen
040 – 181 9699
asiakaspalvelu(a)haxpalvelut.fi
Rekisterit
Hax Palvelut Oy:n henkilötietoja sisältävät rekisterit:
– työntekijärekisteri
– asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään lain, sopimuksen tai viranomaisen määräyksen määrittelemien velvollisuuksien täyttämiseksi.
Työntekijärekisteri
Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Perustuu työsopimuslakiin.
Vuokratyöntekijöiden henkilötietoja käsitellään tilaajavastuulaissa määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi.
Asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, sopimuksen täytäntöönpanoon, sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.
Rekisterien tietosisältö
Työntekijärekisteri:
– etu- ja sukunimi
– henkilötunnus
– veronumero
– kotiosoite
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– työsuhteeseen liittyvät tiedot ja sen laatu
– ay- ja ulosmittaustiedot
– työntekijän verotukseen liittyvät tiedot
– työhöntulo- ja määräaikaistarkastuspäivämäärät
– koulutus- ja osaamistiedot
Asiakasrekisteri
– etu- ja sukunimi
– yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
– y-tunnus tai henkilötunnus
– asiakasnumero
– laskutus- ja perintätiedot
– asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot. (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit).
Säännönmukaiset tietolähteet
Työntekijärekisteri
Työntekijää itseään koskevia henkilötietoja kerätään työntekijältä itseltään.
Asiakasrekisteri
Rekisteri koostetaan tarjouspyynnöstä, Hax Palvelut Oy:n kanssa tehtävän asiakkuussopimuksen solmimisen yhteydessä ja asiakkuuden aikana asiakkaan tai häntä edustavan yhtiön antamista tiedoista sekä asiakassuhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perehdytyksen yhteydessä sekä hänen työnantajaltaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja voidaan myös luovuttaa projektin avainhenkilöille, mikäli heillä on oikeus henkilötietoihin lain tai sopimuksen mukaan.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta suomen talousalueen ulkopuolelle.
Suojaus ja säilytys
Tietoja käsitellään niin manuaalisena kuin sähköisenä käsiteltävinä tietoina.
1) Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
2) Sähköiset aineistot
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan Hax Palvelut Oy:n kuuluvilla työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin.
Hax Palvelut Oy varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sovittuja salassapitoehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja ovat tietoisia henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelevät niitä ainoastaan sopimuksen ja näiden erityisehtojen mukaisesti.
Työntekijärekisterin henkilötietojen säilytysaika määräytyy työsopimuslain, työaikalain, vuosilomalain, vanhentumislain ja kirjanpitolain mukaan.
Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten asuntokauppa-, kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26–29 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu sekä vaatia virheellisten tietojen oikaisua, tietojen poistamista ja siirtoa. Rekisteröidyn kirjallisesta pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan.
Tietojen tarkastus- ja päivityspyynnöt tehdään henkilökohtaisesti Hax Palvelut Oy:n toimistolla kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Henkilötiedot luovutetaan Hax Palvelut Oy:n toimistolla pyytäjän henkilöllisyyden varmistamisen jälkeen henkilökohtaisesti.
Rekisteröidyn pyynnöstä huolimatta, Hax Palvelut Oy:llä on oikeus kieltäytyä henkilötietojen poistamisesta, mikäli sopimuksen velvoitteiden täyttäminen tai lainsäädäntö edellyttävät niiden säilyttämistä.
Tietoturvaloukkaukset
Hax Palvelut Oy ilmoittaa rekisteröidylle kirjallisesti tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkauksesta voi aiheutua riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, ilman aiheetonta viivytystä.
Automaattinen tiedonkeruu
Hax Palvelut Oy käyttää yleisesti käytössä olevia digitaalisen markkinoinnin menetelmiä ja työkaluja kerätessään tietoja verkkosivuilla kävijöistä. Näitä tietoja kerätään sivustojemme käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi, mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseksi sekä kävijän mielenkiinnon kohteiden selvittämiseksi. Pääasiallisesti tietojen kerääminen tapahtuu evästeiden avulla eikä niitä voida yhdistää yksittäiseen henkilöön.
Evästeet ovat pieniä merkkijonon sisältäviä tekstitiedostoja, joiden avulla selain voidaan tunnistaa yksilöivästi. Sivusto tai kolmas osapuoli lähettää ne tietokoneeseen. Evästeiden käyttöä säätelee lait, kuten tietoyhteiskuntakaari 205§, jonka mukaan evästeitä, sivuston käyttötietojen tallentamisesta ja niiden käyttötarkoituksesta on kerrottava selkeästi ja kattavasti sivuston käyttäjälle.
Useimmat selaimet on määritetty hyväksymään evästeitä. Voit kuitenkin muuttaa selaimen asetuksia siten, että selain kieltäytyy ottamasta vastaan kolmannen osapuolen evästeitä tai ilmoittaa niiden lähettämisestä.
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme palvella asiakkaitamme paremmin ja parantamaan sivustomme käyttäjäkokemusta.